Przedstawiciele średnich i dużych firm zgadzają się, że cyfryzacja jest ważna – to jeden z głównych wniosków wypływających z najnowszego badania rynku biurowego przeprowadzonego przez InsightLab na przełomie października i listopada. W ankiecie wzięło udział 200 przedstawicieli średnich i dużych firm. Były wśród nich osoby odpowiedzialne za infrastrukturę IT, managerowie IT, dyrektorzy administracyjni, kadra zarządzająca oraz osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie biur i organizowanie pracy biurowej. Badanie wykonano po raz drugi, by sprawdzić, jak po roku zmieniło się podejście polskich przedsiębiorców do cyfryzacji. Choć w tym roku nieco zmienił się zakres pytań, to główny wniosek jest jeden: z roku na rok widać, jak firmy coraz bardziej przekonują się do stosowania nowoczesnych rozwiązań.

Według przedstawicieli Canon, w czasach cechujących się wysoką dynamiką zmian technologicznych, taka analiza to podstawa dla lepszego rozumienia potrzeb przedsiębiorców: „Badania rynku pozwalają nam poznać potrzeby firm w wielu kwestiach. Szczególny nacisk kładziemy na zagadnienia obiegu dokumentów, cyfryzacji biznesu i cyberbezpieczeństwa. Ich analiza to zawsze ciekawa lektura, prowadząca do wielu ważnych wniosków. Dzięki odpowiedziom przedsiębiorców dowiadujemy się, czego dziś oni oczekują i jak możemy im pomóc” – mówi Dariusz Szwed, Managed Print Services Product Manager w Canon Polska.

Jak wynika z badania, dla dużych firm bardziej niż dla średnich priorytetem jest funkcjonowanie biura bez papieru. Dla 10% ankietowanych zagadnienia cyfryzacji obiegu dokumentów są „niezwykle istotne” (najwyższa ocena na 10-stopniowej skali priorytetów).

A jeśli już cyfryzować obieg dokumentów, to jak? „Z badań wynika, że firmy, które chcą modernizować swoje podejście do pracy z dokumentami, największy nacisk kładą na wdrożenie elektronicznych formularzy zamiast dokumentów papierowych, na automatyzację procesu odczytania i rejestracji faktur oraz na digitalizację firmowego archiwum. Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie te elementy są już gwarantowane przez nowoczesne oprogramowanie do zarządzania informacjami” – wylicza Dariusz Szwed.

Wprowadzanie zmian łatwiej przychodzi dużym przedsiębiorstwom (powyżej 250 pracowników) – tam pracownicy częściej korzystają też ze zdalnego lub hybrydowego trybu pracy.

Jest dobrze, ale wciąż nie idealnie. Badanie pokazuje, że nie wszystkie firmy zdają sobie sprawę z korzyści, jakie może im dać dobrze wdrożony system do zarządzania dokumentacją. Dlatego, jak przekonuje Dariusz Szwed, rolą producentów takich jak Canon jest przede wszystkim dotarcie do przedsiębiorców z informacjami: „Musimy głośno mówić o korzyściach, które daje automatyzacja pracy biurowej. Czyli o odciążeniu pracowników z najbardziej żmudnych, powtarzalnych zadań. O dużo szybszym obiegu dokumentów kosztowych, który w wielu branżach bezpośrednio przekłada się na możliwość lepszego zarządzania bieżącym budżetem. Wreszcie o wyższym poziomie bezpieczeństwa informacji i dokumentów oraz o komforcie zgodności dokumentacji z wyśrubowanymi przepisami ochrony danych osobowych” – wylicza przedstawiciel Canon Polska.

Wydaje się, że widać już efekty tej cyfrowej edukacji. W porównaniu z zeszłym rokiem, dużo więcej firm rozważa wprowadzenie konkretnych rozwiązań cyfryzujących pracę. I aż 13% przedsiębiorstw nie odpowiada już, że „nie rozważa wprowadzenia usług związanych z transformacją cyfrową”. A to dobre wieści, bo – jak zgodnie twierdzą eksperci branży–- digitalizacja obiegu dokumentów to tylko kwestia czasu. Ci, którzy już wdrożą pewne kroki w tym kierunku, będą lepiej przystosowani do przyszłych zmian.